Как организовать и провести эффективную онлайн-встречу
Здесь вы найдете подробные инструкции по работе с Webinar Meetings, ссылки на полезные статьи и инструменты для своих совещаний, ответы на популярные вопросы, а также контакты техподдержки платформы.
Как организовать и провести
эффективную
онлайн-встречу
эффективную
онлайн-встречу
Как организовать и провести эффективную онлайн-встречу
Здесь вы найдете подробные инструкции по работе с Webinar Meetings, ссылки на полезные статьи и инструменты для своих совещаний, ответы на популярные вопросы, а также контакты техподдержки платформы.
Как организовать и провести эффективную онлайн-встречу
Здесь вы найдете подробные инструкции по работе с Webinar Meetings, ссылки на полезные статьи и инструменты для своих совещаний, ответы на популярные вопросы, а также контакты техподдержки платформы.
Как организовать и провести эффективную онлайн-встречу
Здесь вы найдете подробные инструкции по работе с Webinar Meetings, ссылки на полезные статьи и инструменты для своих совещаний, ответы на популярные вопросы, а также контакты техподдержки платформы.
Как это работает?
1
Войдите в личный кабинет встреч.
2
Запланируйте встречу или создайте быструю встречу.
3
Отправьте ссылку коллегам.
4
Выйдите в эфир и начинайте общаться.
Когда нужна встреча?
Разбираемся в онлайн-форматах
Готовимся ко встрече
Рассмотрим инструменты для эффективного планирования мероприятия
В календаре отмечаются кружком дни, где есть встречи. Если нажать на кружок, то все встречи отобразятся в левой части личного кабинета. Кликните на встречу мышкой, чтобы перейти к ней.
Создайте заметки для фиксирования договоренностей. Результаты встречи автоматически придут на почту всем зарегистрированным участникам сразу после окончания мероприятия.
Используйте повторяющиеся мероприятия для регулярных встреч с командой или для работы по одному материалу с разными людьми.
Запускайте мероприятия автоматически, без необходимости входа в личный кабинет. Функция доступна как для одиночных, так и для серийных мероприятий.
В личном кабинете предусмотрен режим фильтрации мероприятий — можно выбрать отдельно только те встречи, на которые вы приглашены, и те встречи, которые созданы вами.
Рекомендуем загрузить все необходимые документы, видео, аудио и презентации в файловое хранилище заранее, чтобы чувствовать себя увереннее и не тратить время на встрече.
Если вы еще не создавали учетную запись на платформе, пройдите короткую регистрацию, следуя указаниям системы. Чтобы войти в личный кабинет, перейдите по ссылке и введите свою корпоративную почту и пароль. Ссылку лучше сохранить в закладках браузера.
Если ваша организация использует Webinar Meetings запросите доступ на платформу у своего администратора или технической поддержки.
Если ваша организация использует Webinar Meetings запросите доступ на платформу у своего администратора или технической поддержки.
В личном кабинете вы можете создать быструю встречу или запланировать онлайн-мероприятие с более детальными настройками.
- Нажмите на кнопку внизу экрана «Новая встреча».
- Войдите во встречу по кнопке «Присоединиться», настройте видео и микрофон, нажмите кнопку «Выйти в эфир».
- Нажмите на кнопку «Поделиться ссылкой» и отправьте ссылку всем участникам, с которыми хотите встретиться.
Нажмите на кнопку «Запланировать» в личном кабинете встреч:
- Отредактируйте название и описание встречи.
- В настройках укажите параметры входа (свободный или после регистрации).
- Настройте количество и время напоминаний о встрече.
- В дополнительных настройках установите переключатели для действий участников встречи.
- Добавьте брендирование, загрузив фоновое изображение.
- Добавьте файлы и презентацию — загрузка и конвертация тяжелых файлов требует времени, лучше добавить их заранее, чтобы на встрече не терять времени.
Если вам необходимо пространство для периодического обсуждения (еженедельные совещания, синхронизация команд и другое), вы можете создать постоянную встречу, которая будет доступна по единой ссылке и не будет требовать запуска и остановки.
Нажмите на кнопку «Создать» в личном кабинете встреч:
Нажмите на кнопку «Создать» в личном кабинете встреч:
- Отредактируйте название и описание встречи.
- В настройках укажите параметры входа (свободный или после регистрации).
- В дополнительных настройках установите переключатели для действий участников встречи.
- Добавьте брендирование, загрузив фоновое изображение.
- Добавьте файлы и презентацию — загрузка и конвертация тяжелых файлов требует времени, лучше добавить их заранее, чтобы на встрече не терять времени.
- Войдите в личный кабинет и нажмите на запланированное мероприятие.
- В окне настроек встречи кликните на кнопку «Перейти ко встрече» на верхней панели инструментов.
- После перехода в комнату встречи нажмите на кнопку «Начать встречу».
- В настройках встречи укажите время и дату.
- В блоке «Запуск встречи» активируйте «Автозапуск».
- Сохраните изменения.
Если участники встреч входят на мероприятие с включенными микрофонами и создают шум — выключите в дополнительных настройках встречи опцию «Подключаться ко встрече с включенным микрофоном», и вам не придется просить участников отключать свой микрофон. На текущий момент инструмент не распространяется на участников с мобильных устройств.
Настройка наследуемая, то есть на следующих встречах опция будет применена автоматически.
Настройка наследуемая, то есть на следующих встречах опция будет применена автоматически.
- Нажмите на значок «Файлы» в настройках встречи, а затем — на кнопку «Добавить файлы».
- Выберите файл в файловом хранилище или нажмите на кнопку «Добавить файл», чтобы загрузить файл с компьютера, добавить доску Miro или добавить видео с YouTube или Vimeo.
- Нажмите на нужный файл, и он появится в правом меню в настройках встречи.
Отправить приглашение участникам можно с рассылкой письма из нашего сервиса либо, скопировав ссылку, передать ее участникам в мессенджере или соцсетях.
Скопировать ссылку на встречу можно в настройках или внутри комнаты для встреч. Ее можно скопировать и из адресной строки своего браузера.
Пригласить участников с рассылкой письма от нашего сервиса можно в настройках встречи:
Скопировать ссылку на встречу можно в настройках или внутри комнаты для встреч. Ее можно скопировать и из адресной строки своего браузера.
Пригласить участников с рассылкой письма от нашего сервиса можно в настройках встречи:
- Откройте вкладку «Участники». Нажмите на значок «Участники» в боковом меню в настройках встречи.
- Нажмите на кнопку «Пригласить». Затем введите контакты участников вручную, импортируйте их из файла, выберите участников в прошедшем мероприятии либо из адресной книги.
- Приглашения участникам будут отправлены сразу после того, как вы сохраните внесенные изменения.
- Если они зарегистрированы в Webinar, то все встречи будут отображаться у них в календаре.
Сейчас в ваших встречах может участвовать 30 спикеров. Чтобы расширить количество участников c выходом в эфир до 100, обратитесь к своему менеджеру или в чат техподдержки в личном кабинете.
Заметки добавляются после запуска встречи:
Кто может управлять заметками в мероприятии
По умолчанию доступ к редактированию заметок имеет создатель встречи, он же может разрешить редактирование администраторам, ведущим, всем участникам в настройках встречи.
- Для создания достаточно перейти в раздел «Заметки» в комнате встречи и сформулировать цели и желаемые результаты, к которым нужно прийти в конце встречи.
- Во время мероприятия фиксируйте договоренности, достигнутые на встрече.
- После мероприятия результаты будут автоматически отправлены всем участникам мероприятия, которые вошли под своими аккаунтами Webinar или были зарегистрированы на встречу.
Кто может управлять заметками в мероприятии
По умолчанию доступ к редактированию заметок имеет создатель встречи, он же может разрешить редактирование администраторам, ведущим, всем участникам в настройках встречи.
- Нажмите «Запланировать» в календаре встреч.
- В настройках мероприятия укажите время и дату первой встречи.
- В блоке «Серия» укажите график встреч.
- Пригласите коллег, отправив им приглашение. Если они зарегистрированы в Webinar, то все встречи будут отображаться у них в календаре.
Пройдите предварительный тест системы.
Если что-то пошло не так:
Если что-то пошло не так:
- Самый первый действенный совет — перезагрузить окно встречи.
- В случае прерываний звука/видео закройте другие программы, вкладки в браузере, фоновые процессы, отключите видео спикеров, наведя курсор мыши на их окошко с видео.
- Подключитесь ко встрече (из письма-приглашения или по ссылке) через мобильное приложение Webinar: iOS, Android.
Проведение встречи
Для поддержания нужной атмосферы на онлайн-встрече установите правила, которые будут действовать всегда.
Классический перечень выглядит так.
- Выходим в эфир с видео.
- Микрофон включен только у того, кто говорит.
- Задаем вопросы в чате.
- Высказываем свои мысли и идеи: нет глупых вопросов, каждое мнение важно.
- Соблюдаем тайминг: не опаздываем, не уходим раньше.
Инструмент позволяет показать документ, открытый на вашем рабочем столе, презентацию с анимацией или интерфейс программы, запущенной на вашем компьютере.
Инструменты помогут создать нужную атмосферу на деловой и неформальной встрече.
Miro — это бесконечная белая доска для совместной работы. Она позволяет визуализировать любой процесс и идею. Благодаря общему рабочему пространству команда быстрее понимает друг друга.
- Войдите в личный кабинет и нажмите на запланированное мероприятие.
- В окне настроек встречи кликните на кнопку «Перейти ко встрече» на верхней панели инструментов.
- После перехода в комнату встречи нажмите на кнопку «Начать встречу».
Вы можете спокойно гулять по другим вкладкам, ожидая подключения вашего собеседника. При подключении второго участника на встречу вы услышите звуковой сигнал.
В левом верхнем углу комнаты вы можете настроить время паузы или завершить мероприятие.
Перейдите в настройки встречи и активируйте переключатели с необходимыми разрешениями для участников:
- выход в эфир — автоматически или с подтверждением;
- управление файлами;
- показ экрана;
- возможность писать сообщения и задавать вопросы;
- просмотр списка участников.
В списке участников отображается индикация включенной-выключенной камеры. Вы можете выключить камеру нерадивого участника или попросить включить, если камера выключена.
Демонстрация экрана позволяет показать участникам рабочий стол в целом, отдельные вкладки в браузере или окно программы. В режиме демонстрации можно показать презентацию с использованием анимации.
Как запустить демонстрацию экрана
В настройках демонстрации будут отображены несколько окошек предпросмотра — все запущенные на компьютере программы и вкладки браузера. Выберите одну из них, чтобы показывать ее участникам.
Как запустить демонстрацию экрана
- Нажмите на значок экрана в левом нижнем углу.
- Настройте демонстрацию экрана: выберите экран, программу или вкладку в браузере, которую хотите показать, укажите, будет ли включен звук включением-отключением тумблера «аудио».
- Нажмите на кнопку «Запустить».
В настройках демонстрации будут отображены несколько окошек предпросмотра — все запущенные на компьютере программы и вкладки браузера. Выберите одну из них, чтобы показывать ее участникам.
На встрече участники могут поднять руку, а ведущий мероприятия, при желании, может опустить руку конкретного участника или все руки сразу. Поднятая рука также дублируется на окне видео участника.
Администраторы и ведущие видят количество желающих задать вопрос и их список, ранжирование в списке идет по времени поднятия руки, участник, изъявивший желание задать вопрос первым, будет вверху списка.
Реакции позволяют участникам встречи выразить свои эмоции по обсуждаемому вопросу без необходимости включать микрофон и перебивать ведущего. После выбора реакции она отображается на видео участника и исчезает через 3 секунды.
Администраторы и ведущие видят количество желающих задать вопрос и их список, ранжирование в списке идет по времени поднятия руки, участник, изъявивший желание задать вопрос первым, будет вверху списка.
Реакции позволяют участникам встречи выразить свои эмоции по обсуждаемому вопросу без необходимости включать микрофон и перебивать ведущего. После выбора реакции она отображается на видео участника и исчезает через 3 секунды.
Обратите внимание, данный инструмент входит в модуль «Вовлечение» и доступен только на платных тарифах Total и Enterprise. Свяжитесь со своим менеджером для подключения этой возможности.
Разделите своих участников на несколько групп для совместного решения кейса, отработки навыков или знакомства и общения по интересам.
Выберите иконку «Разделение на группы» в правой верхней панели инструментов, задайте нужные настройки по количеству групп, поставьте таймер и заполните поле «Текст задания». Дайте участникам возможность переименовать группу как еще один элемент интерактива.
У каждой группы создается отдельный чат для обсуждений. Вы можете перемещаться между группами. Попросите участников добавить свои идеи на карту Miro.
Обратите внимание, инструменты контроля входят в модуль «Вовлечение» и доступны только на платных тарифах Total и Enterprise. Свяжитесь со своим менеджером для подключения этих возможностей.
Контролируйте тех, кто выключил звук или перешел на другую вкладку, с инструментом «Контроль внимания».
Контроль внимания отображает процент активных участников и отмечает тех, кто перешел на другую вкладку, свернул браузер или отключил звук всех спикеров. У вас будут все основания попросить отвлекающихся вернуться ко встрече.
Во время мероприятия используйте инструмент «Контроль присутствия» — запускайте окно с кнопкой, на которую необходимо кликнуть в заданный промежуток времени.
Контролируйте тех, кто выключил звук или перешел на другую вкладку, с инструментом «Контроль внимания».
Контроль внимания отображает процент активных участников и отмечает тех, кто перешел на другую вкладку, свернул браузер или отключил звук всех спикеров. У вас будут все основания попросить отвлекающихся вернуться ко встрече.
Во время мероприятия используйте инструмент «Контроль присутствия» — запускайте окно с кнопкой, на которую необходимо кликнуть в заданный промежуток времени.
Вы можете открепить видео с участниками встречи и видеть их, пока демонстрируете экран или переключаетесь между другими приложениями. В любой момент можно выключить этот режим и вернуться на вкладку с мероприятием.
Как это включается
Во время мероприятия нажмите на иконку в правом нижнем углу.
Как это включается
Во время мероприятия нажмите на иконку в правом нижнем углу.
- Чтобы приступить к работе, зарегистрируйтесь на сайте Miro и создайте свою первую онлайн-доску. На бесплатном тарифе Miro вы можете создать до трех досок любого размера для любой команды.
- В личном кабинете Webinar в разделе «Файлы» нажмите «+» и выберите «добавить доску Miro».
- Готово, теперь вы можете добавлять доску к любой встрече и редактировать ее с коллегами в прямом эфире.
- Результаты работы на доске сохраняются автоматически и доступны даже после окончания встречи.
- Перейдите во встречу по ссылке из письма-приглашения или в приложении.
- Нажмите на кнопку «Присоединиться» и далее — кнопку «Выйти в эфир».
● Первый действенный совет — перезагрузить окно встречи.
● В случае прерываний звука/видео закройте другие программы, вкладки в браузере, фоновые процессы, отключите видео спикеров, наведя курсор мыши на их окошко с видео.
● Подключитесь ко встрече (из письма-приглашения или по ссылке) через мобильное приложение Webinar: iOS, Android.
● В случае прерываний звука/видео закройте другие программы, вкладки в браузере, фоновые процессы, отключите видео спикеров, наведя курсор мыши на их окошко с видео.
● Подключитесь ко встрече (из письма-приглашения или по ссылке) через мобильное приложение Webinar: iOS, Android.
После встречи
После проведения встречи в личном кабинете остаются запись, материалы и добавленные файлы, заметки и статистика.
Запись встречи происходит автоматически и доступна сразу после ее окончания.
После мероприятия заметки автоматически высылаются на почту всем зарегистрированным участникам. Материалы встречи хранятся в разделе «Файлы» личного кабинета.
На странице с мероприятием доступна расширенная статистика. Выгрузку можно сделать в форматах .pdf и .xls.
- Перейдите в завершенное мероприятие.
- Нажмите «Посмотреть запись».
- Нажмите «Конвертировать», настройте параметры конвертации.
- После окончания процесса кликните по уведомлению «Скачать».
- Перед конвертацией вы можете отредактировать запись и удалить ненужные паузы. Нажмите на иконку «карандаш» рядом с кнопкой конвертации.
- Перейдите в завершенное мероприятие.
- Нажмите на иконку «Рассылка участникам» на верхней панели.
- Выберите получателей, добавьте текст рассылки и активируйте переключатель «Ссылка на файлы и запись мероприятия».
- Нажмите «Отправить».
Статистика доступна на странице с мероприятием в личном кабинете в форматах .pdf и .xls.
Кроме основной регистрационной информации, в выгружаемом файле после встречи доступна статистика по времени активной речи каждого из участников. Можно оценить, кто принимает активное участие в командной работе, а кто отмалчивается и не вовлечен в процесс обсуждения решений.
Если на встрече была групповая работа, то данные об активной речи участника в группе также попадут в общую статистику по встрече.
В общую статистику попадает и учитывается в рейтинге информация о количестве поднятых рук и отправленных реакций в мероприятии.
Кроме основной регистрационной информации, в выгружаемом файле после встречи доступна статистика по времени активной речи каждого из участников. Можно оценить, кто принимает активное участие в командной работе, а кто отмалчивается и не вовлечен в процесс обсуждения решений.
Если на встрече была групповая работа, то данные об активной речи участника в группе также попадут в общую статистику по встрече.
В общую статистику попадает и учитывается в рейтинге информация о количестве поднятых рук и отправленных реакций в мероприятии.
Все материалы встречи хранятся в разделе «Файлы» личного кабинета. Делитесь файлами в рассылке вместе с записью встречи или добавьте коллег в организацию для доступа и совместной работы с материалами организации.
Для просмотра записи мероприятия в приложении необходимо перейти по ссылке из письма с записью и материалами встречи, которое было отправлено организатором. Запись откроется в мобильном приложении Webinar.
- Просмотр записи в мобильном приложении сейчас находится на этапе бета-тестирования.
Встречи в мобильном приложении
Запускайте быстрые встречи
Выходите в эфир, управляйте камерой и микрофоном
Просматривайте материалы встречи
Следите за календарем
Общайтесь в чате и задавайте вопросы
Делитесь файлами
и участвуйте в тестах
и участвуйте в тестах
Загрузите приложение
и проводите онлайн-встречи
в любом месте
и проводите онлайн-встречи
в любом месте
Приложение Webinar для Windows и MacOS
Скачать и установить десктопное приложение можно во время подключения к мероприятию с браузеров Safari или InternetExplorer или по ссылкам ниже
Ваш менеджер
- Кристина КултыгинаМенеджер по работе с Webinar
Ваш менеджер
- Леонид СуворовМенеджер по работе с Webinar
Ваши менеджеры
- Кристина КултыгинаМенеджер по работе с Webinar
- Андрей МартьяновМенеджер технической поддержки
Техническая поддержка
Технические специалисты Meetings работают круглосуточно
Обращайтесь в чат техподдержки
в личном кабинете или в Telegram
Пригласите технического специалиста в чате встречи по команде @support
Телефон службы поддержки:
8 800 551 04 69
Обращайтесь в чат техподдержки
в личном кабинете или в Telegram
Пригласите технического специалиста в чате встречи по команде @support
Телефон службы поддержки:
8 800 551 04 69
Как проводят встречи другие
АСКОН
— разработчик-интегратор, входит в первую тройку поставщиков инженерного ПО в России
— разработчик-интегратор, входит в первую тройку поставщиков инженерного ПО в России
- Более 10 онлайн-встреч ежедневно
- После запуска Webinar Meetings удалось ввести и регулярно практиковать методологию Scrum
- Менеджеры могут провести презентацию продукта одновременно для нескольких клиентов
- Менеджеры имеют доступ к любым записям, а сотрудники, пропустившие совещание, не выпадают из процессов
РГАУ-МСХА им. Тимирязева
— высшее учебное заведение сельскохозяйственного профиля в Москве. Основано в 1865 году
— высшее учебное заведение сельскохозяйственного профиля в Москве. Основано в 1865 году
- 30−50% — доля онлайн-обучения в 2021 году
- Преподаватели просматривают расширенную статистику по активности студентов и знают, кто отвлекается во время занятий
- Студенты отмечаются самостоятельно через «Контроль присутствия», подтверждая участие в онлайн-мероприятии
- Заочные слушатели всегда имеют доступ к базе записанных лекций
Как в ЛизаАлерт организовали регулярное онлайн‑обучение 30'000 волонтеров с помощью Webinar Meetings и Webinar
- Задача: организовать онлайн-обучение для новичков и действующих волонтеров в регионах
- Мероприятия на Webinar и Webinar Meetings: вебинары для новичков, онлайн‑встречи с кандидатами в волонтеры, узконаправленные вебинары для добровольцев по разным направлениям: обучение связистов, координаторов, регистраторов, открытые лекции по детской безопасности
- Результат: более 30'000 обученных волонтеров, проведение мероприятий в труднодоступных регионах
Как Почта Банк проводит встречи и обучает 70'000 специалистов в онлайне с помощью Webinar Meetings и Webinar
Задача: перевести систему дистанционного обучения и коммуникации на российскую платформу
Мероприятия на Webinar и Webinar Meetings: совещания и планерки, базовое обучение, продуктовые и навыковые тренинги, бизнес-зарядки, партнерские программы, обучение руководителей.
Результат: более 8000 вебинаров и встреч за полгода для 70'000 участников
Мероприятия на Webinar и Webinar Meetings: совещания и планерки, базовое обучение, продуктовые и навыковые тренинги, бизнес-зарядки, партнерские программы, обучение руководителей.
Результат: более 8000 вебинаров и встреч за полгода для 70'000 участников