Как организовать и провести эффективную онлайн-встречу
Здесь вы найдете подробные инструкции по работе с Webinar Meetings, ссылки на полезные статьи и инструменты для ваших совещаний, ответы на популярные вопросы, а также контакты техподдержки платформы.
Как организовать и провести
эффективную
онлайн-встречу
эффективную
онлайн-встречу
Как это работает?
1
Войдите в личный кабинет встреч
2
Запланируйте встречу или создайте быструю встречу
3
Отправьте ссылку коллегам
4
Выйдите в эфир и начинайте общаться
Когда нужна встреча?
Разбираемся в онлайн-форматах
Готовимся ко встрече
Рассмотрим инструменты для эффективного планирования мероприятия
Как получить доступ к платформе Webinar Meetings?
Если вы еще не создавали учетную запись на платформе, пройдите короткую регистрацию, следуя указаниям системы. Чтобы войти в личный кабинет, перейдите по ссылке и введите свою корпоративную почту и пароль. Ссылку лучше сохранить в закладках браузера.
Если ваша организация использует Webinar Meetings запросите доступ на платформу у вашего администратора или технической поддержки.
Если ваша организация использует Webinar Meetings запросите доступ на платформу у вашего администратора или технической поддержки.
Какие форматы онлайн-встреч мне доступны?
В личном кабинете вы можете создать быструю встречу или запланировать онлайн-мероприятие с более детальными настройками.
Как создать быструю встречу в приложении?
- Нажмите на кнопку внизу экрана «Запустить встречу».
- Войдите во встречу по кнопке «Присоединиться».
- Нажмите на кнопку «Поделиться ссылкой» и отправьте ссылку всем людям, с которыми хотите встретиться.
Как запланировать встречу?
Нажмите на кнопку «Запланировать» в личном кабинете встреч:
- Отредактируйте название и описание встречи.
- В настройках укажите параметры входа: свободный или после регистрации.
- Настройте количество и время напоминаний о встрече.
- В дополнительных настройках установите переключатели для действий участников встречи.
- Добавьте брендирование, загрузив фоновое изображение.
- Добавьте файлы и презентацию — загрузка и конвертация тяжелых файлов требует времени, лучше добавить их заранее, чтобы на встрече не терять времени.
Как запустить запланированную встречу?
- Войдите в личный кабинет и нажмите на запланированное мероприятие.
- В окне настроек встречи кликните на кнопку «Перейти ко встрече» на верхней панели инструментов .
- После перехода в комнату встречи нажмите на кнопку «Начать встречу».
Как настроить автозапуск встречи?
- В настройках встречи укажите время и дату.
- В блоке «Запуск встречи» активируйте «Автозапуск».
- Сохраните изменения.
- Проверьте, чтобы для встреч с автозапуском в настройках была указана продолжительность встречи. Так встреча завершится автоматически через указанное время.
Как добавить файлы, презентацию, доску Miro?
- Нажмите на значок «Файлы» в настройках встречи, а затем — на кнопку «Добавить файлы».
- Выберите файл в файловом хранилище или нажмите на кнопку «Добавить файл», чтобы загрузить файл с компьютера, добавить доску Miro или добавить видео с YouTube или Vimeo.
- Нажмите на нужный файл, и он появится в правом меню в настройках встречи.
Как пригласить участников?
Отправить приглашение участникам можно с рассылкой письма из нашего сервиса, либо скопировав ссылку, передать её участникам в мессенджере или соцсетях.
Скопировать ссылку на встречу можно в настройках или внутри комнаты для встреч. Её можно скопировать и из адресной строки вашего браузера.
Пригласить участников с рассылкой письма от нашего сервиса можно в настройках встречи:
Скопировать ссылку на встречу можно в настройках или внутри комнаты для встреч. Её можно скопировать и из адресной строки вашего браузера.
Пригласить участников с рассылкой письма от нашего сервиса можно в настройках встречи:
- Откройте вкладку «Участники». Нажмите на значок «Участники» в боковом меню в настройках встречи.
- Нажмите на кнопку «Пригласить». Затем введите контакты участников вручную, импортируйте их из файла, выберите участников в прошедшем мероприятии, либо выберите их из адресной книги.
- Приглашения участникам будут отправлены сразу после того, как вы сохраните внесенные изменения.
- Если они зарегистрированы в Webinar, то все встречи отображаться у них в календаре.
Как пригласить 100 участников на встречу?
Сейчас в ваших встречах может участвовать 30 спикеров. Чтобы расширить количество участников c выходом в эфир до 100 — обратитесь к своему менеджеру или в чат техподдержки в личном кабинете.
Как добавить повестку?
Повестка добавляется после запуска встречи:
Кто может управлять повесткой в мероприятии
По умолчанию доступ к редактированию повестки имеет создатель встречи, он же может разрешить редактирование администраторам, ведущим, всем участникам в настройках встречи.
- Для создания повестки достаточно перейти в раздел «Повестка» в комнате встречи и сформулировать цели и желаемые результаты, к которым нужно прийти в конце встречи.
- Во время мероприятия фиксируйте договоренности, достигнутые на встрече.
- После мероприятия результаты будут автоматически отправлены всем участникам мероприятия, которые вошли под своими аккаунтами Webinar или были зарегистрированы на встречу.
Кто может управлять повесткой в мероприятии
По умолчанию доступ к редактированию повестки имеет создатель встречи, он же может разрешить редактирование администраторам, ведущим, всем участникам в настройках встречи.
Как создать серию встреч?
- Нажмите «Запланировать» в календаре встреч.
- В настройках мероприятия укажите время и дату первой встречи.
- В блоке «Серия» укажите график встреч.
- Пригласите коллег, отправив им приглашение. Если они зарегистрированы в Webinar, то все встречи отображаться у них в календаре.
Как провести встречу без технических сбоев?
Пройдите предварительный тест системы.
Если что-то пошло не так:
Если что-то пошло не так:
- Самый первый действенный совет — перезагрузить окно встречи.
- В случае прерываний звука/видео: закройте другие программы, вкладки в браузере, фоновые процессы, отключите видео спикеров, наведя курсор мыши на их окошко с видео.
- Подключитесь к встрече (из письма-приглашения или по ссылке) через мобильное приложение Webinar: iOS, Android.
Проведение встречи
Для поддержания нужной атмосферы на онлайн-встрече установите правила, которые будут действовать всегда.
Классический перечень выглядит так:
- Выходим в эфир с видео.
- Микрофон включен только у того, кто говорит.
- Задаем вопросы в чате.
- Высказываем свои мысли и идеи: нет глупых вопросов, каждое мнение важно.
- Соблюдаем тайминг: не опаздываем, не уходим раньше.
Как запустить встречу?
- Войдите в личный кабинет и нажмите на запланированное мероприятие.
- В окне настроек встречи кликните на кнопку «Перейти ко встрече» на верхней панели инструментов .
- После перехода в комнату встречи нажмите на кнопку «Начать встречу».
Как поставить на паузу или завершить встречу?
В левом верхнем углу комнаты вы можете настроить время паузы или завершить мероприятие.
Как управлять участниками встречи?
Перейдите в настройки встречи и активируйте переключатели с необходимыми разрешениями для участников:
- выход в эфир — автоматически или с подтверждением;
- управление файлами;
- показ экрана;
- возможность писать сообщения и задавать вопросы;
- просмотр списка участников.
Как использовать демонстрацию экрана?
Демонстрация экрана позволяет показать участникам рабочий стол в целом, отдельные вкладки в браузере или окно программы. В режиме демонстрации можно показать презентацию с использованием анимации.
Как запустить демонстрацию экрана
В настройках демонстрации будут отображены несколько окошек предпросмотра — все запущенные на компьютере программы и вкладки браузера. Выберите одну из них, чтобы показывать ее участникам.
Как запустить демонстрацию экрана
- Нажмите на значок экрана в левом нижнем углу.
- Разрешите запуск плагина.
- Настройте демонстрацию экрана: выберите экран, программу или вкладку в браузере, которую хотите показать, определите будет ли включен звук включением-отключением тумблера «аудио»;
- Нажмите на кнопку «Запустить»
В настройках демонстрации будут отображены несколько окошек предпросмотра — все запущенные на компьютере программы и вкладки браузера. Выберите одну из них, чтобы показывать ее участникам.
Как использовать групповую работу на встрече?
Разделите ваших участников на несколько групп для совместного решения кейса, отработки навыков или знакомства и общения по интересам.
Выберите иконку Разделение на группы в правой верхней панели инструментов, задайте нужные настройки по количеству групп, поставьте таймер и заполните поле «Текст задания». Дайте участникам возможность переименовать группу, как еще один элемент интерактива.
У каждой группы создается отдельный чат для обсуждений. Вы можете перемещаться между группами. Попросите участников добавить свои идеи на карту Miro.
Как использовать контроль присутствия и внимания?
Контролируйте тех, кто выключил звук или перешел на другую вкладку с инструментом «Контроль внимания».
Контроль внимания отображает % активных участников и отмечает тех, кто перешёл на другую вкладку, свернул браузер или отключил звук всех спикеров.У вас будут все основания попросить отвлекающихся вернуться к встрече.
Во время мероприятия используйте инструмент «Контроль присутствия» — запускайте окно с кнопкой, на которую необходимо кликнуть в заданный промежуток времени.
Контроль внимания отображает % активных участников и отмечает тех, кто перешёл на другую вкладку, свернул браузер или отключил звук всех спикеров.У вас будут все основания попросить отвлекающихся вернуться к встрече.
Во время мероприятия используйте инструмент «Контроль присутствия» — запускайте окно с кнопкой, на которую необходимо кликнуть в заданный промежуток времени.
Как открепить окна ВКС?
Вы можете открепить видео с участниками встречи и видеть их, пока демонстрируете экран или переключаетесь между другими приложениями. В любой момент можно выключить этот режим и вернуться на вкладку с мероприятием.
Как это включается
Во время мероприятия нажмите на иконку в правом нижнем углу.
Как это включается
Во время мероприятия нажмите на иконку в правом нижнем углу.
Как использовать доску Miro?
- Чтобы приступить к работе, зарегистрируйтесь на сайте Miro и создайте свою первую онлайн-доску. На бесплатном тарифе Miro вы можете создать до трех досок любого размера для любой команды.
- В личном кабинете Webinar в разделе «Файлы» нажмите «+» и выберите «добавить доску Miro».
- Готово, теперь вы можете добавлять доску к любой встрече и редактировать ее с коллегами в прямом эфире.
- Результаты работы на доске сохраняются автоматически и доступны даже после окончания встречи.
Как участвовать во встрече в приложении?
- Перейдите во встречу по ссылке из письма-приглашения или в приложении.
- Нажмите на кнопку «Присоединиться» и далее кнопку «Выйти в эфир».
Что делать, если у участников нет звука/видео?
● Первый действенный совет — перезагрузить окно встречи.
● В случае прерываний звука/видео: закройте другие программы, вкладки в браузере, фоновые процессы, отключите видео спикеров, наведя курсор мыши на их окошко с видео.
● Подключитесь к встрече (из письма-приглашения или по ссылке) через мобильное приложение Webinar: iOS, Android.
● В случае прерываний звука/видео: закройте другие программы, вкладки в браузере, фоновые процессы, отключите видео спикеров, наведя курсор мыши на их окошко с видео.
● Подключитесь к встрече (из письма-приглашения или по ссылке) через мобильное приложение Webinar: iOS, Android.
После встречи
После проведения встречи в личном кабинете остаются запись, материалы и добавленные файлы, повестка и статистика.
Как отредактировать и скачать запись встречи?
- Перейдите в завершенное мероприятие.
- Нажмите «Посмотреть запись».
- Нажмите «Конвертировать», настройте параметры конвертации
- После окончания процесса кликните по уведомлению «Скачать».
- Перед конвертацией вы можете отредактировать запись и удалить ненужные паузы. Нажмите на иконку «карандаш» рядом с кнопкой конвертации.
Как отправить запись и материалы встречи?
- Перейдите в завершенное мероприятие
- Нажмите на иконку «Рассылка участникам» на верхней панели
- Выберите получателей, добавьте текст рассылки и активируйте переключатель «Ссылка на файлы и запись мероприятия»
- Нажмите «Отправить»
Как посмотреть статистику встречи?
Статистика доступна на странице с мероприятием в личном кабинете в форматах .pdf и .xls
Кроме основной регистрационной информации в выгружаемом файле после встречи доступна статистика по времени активной речи каждого из участников. Можно оценить, кто принимает активное участие в командной работе, а кто отмалчивается и не вовлечен в процесс обсуждения решений.
Если на встрече была групповая работа, то данные об активной речи участника в группе также попадут в общую статистику по встрече.
Кроме основной регистрационной информации в выгружаемом файле после встречи доступна статистика по времени активной речи каждого из участников. Можно оценить, кто принимает активное участие в командной работе, а кто отмалчивается и не вовлечен в процесс обсуждения решений.
Если на встрече была групповая работа, то данные об активной речи участника в группе также попадут в общую статистику по встрече.
Где хранятся материалы встречи?
Все материалы встречи хранятся в разделе «Файлы» личного кабинета. Делитесь файлами в рассылке вместе с записью встречи или добавьте коллег в организацию для доступа и совместной работы с материалами организации.
Как участникам посмотреть запись встречи в приложении?
Для просмотра записи мероприятия в приложении необходимо перейти по ссылке из письма с записью и материалами встречи, которое было отправлено организатором. Запись откроется в мобильном приложении Webinar.
- Просмотр записи на мобильном сейчас находится на этапе beta-тестирования.
Встречи в мобильном приложении
Запускайте быстрые встречи
Выходите в эфир, управляйте камерой и микрофоном
Просматривайте материалы встречи
Следите за календарем
Общайтесь в чате и задавайте вопросы
Делитесь файлами
и участвуйте в тестах
и участвуйте в тестах
Загрузите приложение
и проводите онлайн-встречи
в любом месте
и проводите онлайн-встречи
в любом месте
Техническая поддержка
Технические специалисты Meetings работают круглосуточно
Обращайтесь в чат техподдержки
в личном кабинете или в Telegram
Пригласите технического специалиста в чате встречи по команде @support
Телефон службы поддержки
8 800 551 04 69
Обращайтесь в чат техподдержки
в личном кабинете или в Telegram
Пригласите технического специалиста в чате встречи по команде @support
Телефон службы поддержки
8 800 551 04 69
Как проводят встречи другие