Как организовать и провести эффективную онлайн-встречу
Здесь вы найдете подробные инструкции по работе с Webinar Meetings, ссылки на полезные статьи и инструменты для ваших совещаний, ответы на популярные вопросы, а также контакты техподдержки платформы.
Как организовать и провести
эффективную
онлайн-встречу
Как это работает?
2
Запланируйте встречу или создайте быструю встречу
3
Отправьте ссылку коллегам
4
Выйдите в эфир и начинайте общаться

Когда нужна встреча?

Разбираемся в онлайн-форматах
Готовимся ко встрече
Рассмотрим инструменты для эффективного планирования мероприятия
В календаре отмечаются кружком дни, где есть встречи. Если нажать на кружок, то все встречи отобразятся в левой части личного кабинета. Кликните на встречу мышкой, чтобы перейти к ней.
Создайте повестку перед встречей для фиксирования результатов и договоренностей. Повестка автоматически приходит на почту всем зарегистрированным участникам сразу после окончания мероприятия.
Используйте повторяющиеся мероприятия для регулярных встреч с командой или для работы по одному материалу с разными людьми.
Запускайте мероприятия автоматически, без необходимости входа в личный кабинет. Функция доступна как для одиночных, так и для серийных мероприятий.
В личном кабинете предусмотрен режим фильтрации мероприятий — можно выбрать отдельно только те встречи, на которые вы приглашены и отдельно те встречи, которые созданы вами.
Рекомендуем загрузить все необходимые документы, видео, аудио и презентации в файловое хранилище заранее, чтобы чувствовать себя увереннее и не тратить время на встрече.
Как получить доступ к платформе Webinar Meetings?
Если вы еще не создавали учетную запись на платформе, пройдите короткую регистрацию, следуя указаниям системы. Чтобы войти в личный кабинет, перейдите по ссылке и введите свою корпоративную почту и пароль. Ссылку лучше сохранить в закладках браузера.

Если ваша организация использует Webinar Meetings запросите доступ на платформу у вашего администратора или технической поддержки.
Какие форматы онлайн-встреч мне доступны?
В личном кабинете вы можете создать быструю встречу или запланировать онлайн-мероприятие с более детальными настройками.
Как создать быструю встречу в приложении?
  1. Нажмите на кнопку внизу экрана «Запустить встречу».
  2. Войдите во встречу по кнопке «Присоединиться».
  3. Нажмите на кнопку «Поделиться ссылкой» и отправьте ссылку всем людям, с которыми хотите встретиться.
Как запланировать встречу?
Нажмите на кнопку «Запланировать» в личном кабинете встреч:
  1. Отредактируйте название и описание встречи.
  2. В настройках укажите параметры входа: свободный или после регистрации.
  3. Настройте количество и время напоминаний о встрече.
  4. В дополнительных настройках установите переключатели для действий участников встречи.
  5. Добавьте брендирование, загрузив фоновое изображение.
  6. Добавьте файлы и презентацию — загрузка и конвертация тяжелых файлов требует времени, лучше добавить их заранее, чтобы на встрече не терять времени.
Как запустить запланированную встречу?
  1. Войдите в личный кабинет и нажмите на запланированное мероприятие.
  2. В окне настроек встречи кликните на кнопку «Перейти ко встрече» на верхней панели инструментов .
  3. После перехода в комнату встречи нажмите на кнопку «Начать встречу».
Как настроить автозапуск встречи?
  1. В настройках встречи укажите время и дату.
  2. В блоке «Запуск встречи» активируйте «Автозапуск».
  3. Сохраните изменения.
  4. Проверьте, чтобы для встреч с автозапуском в настройках была указана продолжительность встречи. Так встреча завершится автоматически через указанное время.
Как добавить файлы, презентацию, доску Miro?
  1. Нажмите на значок «Файлы» в настройках встречи, а затем — на кнопку «Добавить файлы».
  2. Выберите файл в файловом хранилище или нажмите на кнопку «Добавить файл», чтобы загрузить файл с компьютера, добавить доску Miro или добавить видео с YouTube или Vimeo.
  3. Нажмите на нужный файл, и он появится в правом меню в настройках встречи.
Платформа не поддерживает анимацию в презентациях. Презентации с анимацией будут переконвертированы файловым менеджером в pdf-файл.
Как пригласить участников?
Отправить приглашение участникам можно с рассылкой письма из нашего сервиса, либо скопировав ссылку, передать её участникам в мессенджере или соцсетях.

Скопировать ссылку на встречу можно в настройках или внутри комнаты для встреч. Её можно скопировать и из адресной строки вашего браузера.

Пригласить участников с рассылкой письма от нашего сервиса можно в настройках встречи:

  1. Откройте вкладку «Участники». Нажмите на значок «Участники» в боковом меню в настройках встречи.
  2. Нажмите на кнопку «Пригласить». Затем введите контакты участников вручную, импортируйте их из файла, выберите участников в прошедшем мероприятии, либо выберите их из адресной книги.
  3. Приглашения участникам будут отправлены сразу после того, как вы сохраните внесенные изменения.
  4. Если они зарегистрированы в Webinar, то все встречи отображаться у них в календаре.
Как пригласить 100 участников на встречу?
Сейчас в ваших встречах может участвовать 30 спикеров. Чтобы расширить количество участников c выходом в эфир до 100 — обратитесь к своему менеджеру или в чат техподдержки в личном кабинете.
Как добавить повестку?
Повестка добавляется после запуска встречи:
  • Для создания повестки достаточно перейти в раздел «Повестка» в комнате встречи и сформулировать цели и желаемые результаты, к которым нужно прийти в конце встречи.
  • Во время мероприятия фиксируйте договоренности, достигнутые на встрече.
  • После мероприятия результаты будут автоматически отправлены всем участникам мероприятия, которые вошли под своими аккаунтами Webinar или были зарегистрированы на встречу.

Кто может управлять повесткой в мероприятии
По умолчанию доступ к редактированию повестки имеет создатель встречи, он же может разрешить редактирование администраторам, ведущим, всем участникам в настройках встречи.
Как создать серию встреч?
  1. Нажмите «Запланировать» в календаре встреч.
  2. В настройках мероприятия укажите время и дату первой встречи.
  3. В блоке «Серия» укажите график встреч.
  4. Пригласите коллег, отправив им приглашение. Если они зарегистрированы в Webinar, то все встречи отображаться у них в календаре.
Для серии встреч ссылка для выхода в эфир будет каждый раз одна и та же. Сохраните ее в закладках, чтобы просто открывать встречу в нужный момент.
Как провести встречу без технических сбоев?
Пройдите предварительный тест системы.
Если что-то пошло не так:
  • Самый первый действенный совет — перезагрузить окно встречи.
  • В случае прерываний звука/видео: закройте другие программы, вкладки в браузере, фоновые процессы, отключите видео спикеров, наведя курсор мыши на их окошко с видео.
  • Подключитесь к встрече (из письма-приглашения или по ссылке) через мобильное приложение Webinar: iOS, Android.
Скачать чек-лист с техническими рекомендациями
Проведение встречи

Для поддержания нужной атмосферы на онлайн-встрече установите правила, которые будут действовать всегда.

Классический перечень выглядит так:

  • Выходим в эфир с видео.
  • Микрофон включен только у того, кто говорит.
  • Задаем вопросы в чате.
  • Высказываем свои мысли и идеи: нет глупых вопросов, каждое мнение важно.
  • Соблюдаем тайминг: не опаздываем, не уходим раньше.
Инструмент позволяет показать документ, открытый на вашем рабочем столе, презентацию с анимацией или интерфейс программы, запущенной на вашем компьютере.
Обменивайтесь документами и файлами с участниками по ходу встречи.
Инструменты помогут создать нужную атмосферу на деловой и неформальной встрече.
Разделите участников встречи на несколько групп для проведения брейншторма, совместного решения кейса или отработки навыка использования продукта.
Инструмент для встреч с большим количеством участников, когда невозможно отследить присутствие и внимание всех членов команды.
Miro — это бесконечная белая доска для совместной работы. Она позволяет визуализировать любой процесс и идею. Благодаря общему рабочему пространству команда быстрее понимает друг друга.
Как запустить встречу?
  1. Войдите в личный кабинет и нажмите на запланированное мероприятие.
  2. В окне настроек встречи кликните на кнопку «Перейти ко встрече» на верхней панели инструментов .
  3. После перехода в комнату встречи нажмите на кнопку «Начать встречу».
Как поставить на паузу или завершить встречу?
В левом верхнем углу комнаты вы можете настроить время паузы или завершить мероприятие.
Как управлять участниками встречи?
Перейдите в настройки встречи и активируйте переключатели с необходимыми разрешениями для участников:
  • выход в эфир — автоматически или с подтверждением;
  • управление файлами;
  • показ экрана;
  • возможность писать сообщения и задавать вопросы;
  • просмотр списка участников.
Как использовать демонстрацию экрана?
Демонстрация экрана позволяет показать участникам рабочий стол в целом, отдельные вкладки в браузере или окно программы. В режиме демонстрации можно показать презентацию с использованием анимации.

Как запустить демонстрацию экрана
  • Нажмите на значок экрана в левом нижнем углу.
  • Разрешите запуск плагина.
  • Настройте демонстрацию экрана: выберите экран, программу или вкладку в браузере, которую хотите показать, определите будет ли включен звук включением-отключением тумблера «аудио»;
  • Нажмите на кнопку «Запустить»
Как выбрать область демонстрации экрана
В настройках демонстрации будут отображены несколько окошек предпросмотра — все запущенные на компьютере программы и вкладки браузера. Выберите одну из них, чтобы показывать ее участникам.
Как использовать групповую работу на встрече?

Разделите ваших участников на несколько групп для совместного решения кейса, отработки навыков или знакомства и общения по интересам.


Выберите иконку Разделение на группы в правой верхней панели инструментов, задайте нужные настройки по количеству групп, поставьте таймер и заполните поле «Текст задания». Дайте участникам возможность переименовать группу, как еще один элемент интерактива.


У каждой группы создается отдельный чат для обсуждений. Вы можете перемещаться между группами. Попросите участников добавить свои идеи на карту Miro.

Как использовать контроль присутствия и внимания?
Контролируйте тех, кто выключил звук или перешел на другую вкладку с инструментом «Контроль внимания».

Контроль внимания отображает % активных участников и отмечает тех, кто перешёл на другую вкладку, свернул браузер или отключил звук всех спикеров.У вас будут все основания попросить отвлекающихся вернуться к встрече.

Во время мероприятия используйте инструмент «Контроль присутствия» — запускайте окно с кнопкой, на которую необходимо кликнуть в заданный промежуток времени.
Как открепить окна ВКС?
Вы можете открепить видео с участниками встречи и видеть их, пока демонстрируете экран или переключаетесь между другими приложениями. В любой момент можно выключить этот режим и вернуться на вкладку с мероприятием.

Как это включается
Во время мероприятия нажмите на иконку в правом нижнем углу.
Как использовать доску Miro?
  • Чтобы приступить к работе, зарегистрируйтесь на сайте Miro и создайте свою первую онлайн-доску. На бесплатном тарифе Miro вы можете создать до трех досок любого размера для любой команды.
  • В личном кабинете Webinar в разделе «Файлы» нажмите «+» и выберите «добавить доску Miro».
  • Готово, теперь вы можете добавлять доску к любой встрече и редактировать ее с коллегами в прямом эфире.
  • Результаты работы на доске сохраняются автоматически и доступны даже после окончания встречи.
Как участвовать во встрече в приложении?
  1. Перейдите во встречу по ссылке из письма-приглашения или в приложении.
  2. Нажмите на кнопку «Присоединиться» и далее кнопку «Выйти в эфир».
Что делать, если у участников нет звука/видео?
● Первый действенный совет — перезагрузить окно встречи.
● В случае прерываний звука/видео: закройте другие программы, вкладки в браузере, фоновые процессы, отключите видео спикеров, наведя курсор мыши на их окошко с видео.
● Подключитесь к встрече (из письма-приглашения или по ссылке) через мобильное приложение Webinar: iOS, Android.
После встречи
После проведения встречи в личном кабинете остаются запись, материалы и добавленные файлы, повестка и статистика.
Запись встречи происходит автоматически и доступна сразу после ее окончания.
После мероприятия повестка автоматически высылается на почту всем зарегистрированным участникам. Материалы встречи хранятся в разделе «Файлы» личного кабинета.
На странице с мероприятием доступна расширенная статистика. Выгрузку можно сделать в форматах .pdf и .xls
Как отредактировать и скачать запись встречи?
  1. Перейдите в завершенное мероприятие.
  2. Нажмите «Посмотреть запись».
  3. Нажмите «Конвертировать», настройте параметры конвертации
  4. После окончания процесса кликните по уведомлению «Скачать».

  • Перед конвертацией вы можете отредактировать запись и удалить ненужные паузы. Нажмите на иконку «карандаш» рядом с кнопкой конвертации.
Как отправить запись и материалы встречи?
  1. Перейдите в завершенное мероприятие
  2. Нажмите на иконку «Рассылка участникам» на верхней панели
  3. Выберите получателей, добавьте текст рассылки и активируйте переключатель «Ссылка на файлы и запись мероприятия»
  4. Нажмите «Отправить»
Как посмотреть статистику встречи?
Статистика доступна на странице с мероприятием в личном кабинете в форматах .pdf и .xls

Кроме основной регистрационной информации в выгружаемом файле после встречи доступна статистика по времени активной речи каждого из участников. Можно оценить, кто принимает активное участие в командной работе, а кто отмалчивается и не вовлечен в процесс обсуждения решений.

Если на встрече была групповая работа, то данные об активной речи участника в группе также попадут в общую статистику по встрече.
Где хранятся материалы встречи?
Все материалы встречи хранятся в разделе «Файлы» личного кабинета. Делитесь файлами в рассылке вместе с записью встречи или добавьте коллег в организацию для доступа и совместной работы с материалами организации.
Как участникам посмотреть запись встречи в приложении?
Для просмотра записи мероприятия в приложении необходимо перейти по ссылке из письма с записью и материалами встречи, которое было отправлено организатором. Запись откроется в мобильном приложении Webinar.
  • Просмотр записи на мобильном сейчас находится на этапе beta-тестирования.
Встречи в мобильном приложении
Запускайте быстрые встречи
Выходите в эфир, управляйте камерой и микрофоном
Просматривайте материалы встречи
Следите за календарем
Общайтесь в чате и задавайте вопросы
Делитесь файлами
и участвуйте в тестах
Загрузите приложение
и проводите онлайн-встречи
в любом месте
Техническая поддержка
Технические специалисты Meetings работают круглосуточно

Обращайтесь в чат техподдержки
в личном кабинете или в Telegram

Пригласите технического специалиста в чате встречи по команде @support

Телефон службы поддержки
8 800 551 04 69
Как проводят встречи другие
Полезные ссылки